Miten työyhteisöviestinnällä voidaan saavuttaa koko henkilöstö?

Toimiva sisäinen viestintä on tärkeä osa työhyvinvointia. Nykyisellään termi työyhteisöviestintä kuvaa modernimmin vuorovaikutteista ja avointa tämän päivän työyhteisöä. Toimivan vuorovaikutuksen ja tiedonkulun avulla myös työntekijät viihtyvät paremmin työssään ja toiminta työpaikalla on tehokkaampaa. Tämän aiheen tärkeys on tiedostettu, mutta yritykset hakevat jatkuvasti keinoja, joilla yhteisöviestinnän tavoittavuutta ja saavutettavuutta voisi parantaa. Tässä artikkelissa yhteisöviestinnän saavutettavuutta pohditaan erityisesti tuotantoyritysten näkökulmasta.

Viestintävälineiden avulla pystytään erityisesti vaikuttamaan siihen, että viesti pystyy saavuttamaan oikeat kohderyhmät. Ihmisen huomion tavoittaminen vaatii enemmän. Se vaatii yrityskulttuuria, suunnitelmallista viestintää, kohdentamista, kiinnostavaa sisältöä ja monia muita asioita, jotka vaikuttavat siihen, miten vastaanottaja sisäistää tietoa. Tässä artikkelissa keskitytään erityisesti viestinnän saavutettavuuteen.

Miten saavutettavuushaaste näkyy käytännössä?

Monissa tuotantoyrityksissä yhteisöviestintä ei yksinkertaisesti saavuta kaikkia työntekijöitä. Yrityksen yhteisöviestintä saattaa saavuttaa ja jopa tavoittaa tehokkaasti esimerkiksi päätteen äärellä toimistolla tai valvomossa työskentelevät, mutta kentällä olevat myyjät ja tuotantotiloissa operoivat työntekijät jäävät viestinnän katveeseen. 

Praecomin teettämän tutkimuksen mukaan yli 100 hengen yrityksissä jopa 30 % yritysten HR- ja ICT-päättäjistä näkee koko henkilöstön tavoittamisen haasteena yrityksessään. Tutkimuksen avoimissa vastauksissa korostui vuorotyöläisten saavuttamisen vaikeus, liikkuvien työntekijöiden saavuttamisen haasteet ja viestinnän reaaliaikaisuuden puute.

Miten löytää kanavat, jotka palvelevat eri työntekijäryhmiä?

Kanavina yhteisöviestinnässä käytetään tyypillisesti Slackia, Teamsia, sähköpostia, intraa ja niin edelleen. Tietotyöläisten saavuttaminen onkin usein yksinkertaisempaa, koska kanavat heidän saavuttamiseensa ovat selkeät. Ongelmakohtina tietotyötä tekeville viestimisessä onkin usein tiedon paljous ja tietotulva, jolloin yhteisöviestinnän kohdentaminen nousee tärkeään rooliin tietotulvan välttämiseksi. Voidaankin todeta, että tietotyöläinen on helppoa saavuttaa, mutta vaikeaa aidosti tavoittaa.

Tuotantotyöntekijät eivät usein käytä sähköpostia tai näillä ei ole työpuhelinta. Jonkinlainen tiimin yhteinen sähköposti saattaakin olla eri tuotannon yksiköissä, mutta sen lukeminen ei ole välttämättä aktiivista. Aiemmin printtilaput ja ilmoitustaulut nähtiin keinona saavuttaa myös tuotantotyöntekijät tai vuorotyöläiset. Haasteena ilmoitustauluissa ja printissä on kuitenkin se, että esimerkiksi ilmoitustauluilla voi olla vanhentunutta tai puutteellista tietoa, mikä vähentää kiinnostusta seurata sitä ja aiheuttaa väärinymmärryksiä. Tilanne voi johtaa siihen, että tuotantotilat ovat täynnä työntekijöitä, jotka eivät tiedä yrityksen muista asioista mitään oman työtehtävänsä ulkopuolella ja käytäväpuheet ottavat vallan. Tätä yrityksen johto ei halua, sillä tällainen skenaario on kaukana modernista, avoimesta yhteisöviestinnän kulttuurista.

Monikanavaviestinnän avulla tavoitat kaikki työntekijät

Praecomin monikanavainen viestintäratkaisu on suunniteltu ennen kaikkea saavuttamaan nämä eri työntekijäryhmät, sillä sama tiedote voidaan julkaista infonäytöillä, työntekijöiden mobiililaitteilla sekä tietokoneilla - yhden julkaisujärjestelmän kautta. Näin yhteisöviestintä tavoittaa kaikki yrityksen työntekijät ja viestinnän tuottaminen on nopeaa, helppoa sekä visuaalisesti tyylikästä. 

Infonäytöt tavoittavat tuotannon

"InfoTV:stä" on muodostunut melko ikoninen käsite sisäisessä viestinnässä ja niitä on käytetty jo pitkään monissa yrityksissä tuotannon tiedottamiseen. Infonäytöt näkyvät tehtaan arjessa yleisemmillä kulkureiteillä tai taukotiloissa, jolloin viestintä saavuttaa tehokkaasti myös työntekijät, jotka eivät käytä työaikanaan puhelinta tai tietokonetta. Tiedotteiden automatisointi helpottaa arkea ja pitää infonäyttöjen sisällön jatkuvasti tuoreena ja mielenkiintoisena, jolloin työntekijät ovat myös sitoutuneempia viestintäkanavan seuraamiseen.

Mobiilisovellus tavoittaa liikkuvat työntekijät

Mobiilisovelluksen avulla saavutetaan erityisesti liikkuvaa työtä tekevät, kuten esimerkiksi kentällä olevat myyjät. Kukaan ei halua turhaa viestintää puhelimeensa. Yrityksen oman mobiilisovelluksen avulla viestintää voidaan kohdentaa erilaisille työntekijäryhmille. Mobiilisovellukseen pystytään tekemään räätälöityjä toiminnallisuuksia organisaation tarpeiden mukaan. Mobiilitiedotteet ja infonäyttöjen tiedotteet voidaan julkaista saman julkaisujärjestelmän kautta.

Työasemasovellus toimii päätetyöntekijöiden tietokoneilla

Työasemasovelluksen avulla viestintä saavuttaa kaikki päätetyötä tekevät. Tiedotteita on helppoa seurata oman työn ohessa. Jos työntekijä tarvitsee keskeytyksetöntä työhetkeä, voidaan ilmoitukset laittaa pois päältä tietyksi aikaa. Työasemasovelluksen tiedotteet voidaan julkaista saman julkaisujärjestelmän kautta kuin infonäyttöjen ja mobiilisovelluksen tiedotteet.