Muuttuva Työ 2021 -trendiraportti
2020-luvun muutosvoimiin liittyy lisääntynyt fyysinen etäisyys, viestinnän sirpaloituneisuus, teknologiaähky, osaamisen rajoitteet sekä työntekijöiden ja asiakkaidenkin kasvavat odotukset.
Maaliskuussa 2020 pandemian varjostama toimintaympäristö pakotti yritykset toteuttamaan digiloikan parissa viikossa. Korona iski meihin myös traumoja ja toi hygienian uuden standardin osaksi arkea. Desinfiointi, maskit ja turvavälien pitäminen muuttivat totutut läheisyyttä ja vuorovaikutusta vahvistavat käytösmallit työympäristöissä. Fyysisten kohtaamisten koskettavuus ja vaikutusvoima katosi.
Mitä haasteita muutosmatkalla on havaittu? Entä miltä tulevaisuus näyttää työskentelytapojen osalta? Onko korona-aika saanut aikaan pysyvän muutoksen? Näihin teemoihin tarjoamme nyt tutkimustietoon pohjautuvia vastauksia.
Praecom teetti alkusyksystä 2020 IROResearchilla tutkimuksen, johon vastasi 200 ICT- ja HR-päättäjää yli 100 hengen organisaatioista. Tarkoituksena oli selvittää vuorovaikutusta, etätyön sujuvuutta, toimitilaa ja tekniikkaa sekä työyhteisöviestintää koskevia kokemuksia.
Tutkimus paljasti yllättäviä ja osittain ristiriitaisiakin arvioita, joita yrityksillä on koronan vaikutuksista.
Onko korona-aika saanut aikaan pysyvän muutoksen?
Millaisia haasteita on havaittu?
Miten työskentelemme tulevaisuudessa?
Artikkelin sisällysluettelo
1. Monipaikkainen työ on tullut jäädäkseen
Monipaikkainen työ on tullut jäädäkseen — näin uskoo peräti kahdeksan kymmenestä päättäjästä. Tulevaisuudessa töitä halutaan tehdä entistä enemmän monipaikkaisesti ja sen koetaan olevan tehokas tapa työskennellä.
"Etätyö on parantanut digiosaamistamme."
Tuottavuuteen tai hyvinvointiin etätyöllä ei kuitenkaan ole kyselyyn vastanneiden mukaan ollut merkittävää vaikutusta. Päättäjien suhtautuminen etätyöhön on silti aiempaa rajoittuneempaa.
Yli puolet päättäjistä harkitsee rajoituksia etätyön tekemiseen. Kun ennen pandemiaa, vuonna 2019, organisaatioista 95 % salli etätyön, vuoden 2020 vastaavassa tutkimuksessa etätyöt vapaasti tai tietyin rajoittelin etätyön aikoo sallia vain 78 %.
Joka viides päättäjä uskoo tulevaisuudessa sallivansa etätyöskentelyn ilman rajoitteita. Rajoitetusti etätyön mahdollistavia yrityksiä on 10 prosenttia edellisvuotta vähemmän. Yhä useampi on myös epävarma tulevaisuuden etätyökäytännöistä organisaatiossaan (12 %).
Yrityksemme tulee muuttamaan etätyökäytäntöjä koronan jälkeen pysyvästi sallivampaan suuntaan
"Uskon, että moni on pyrkinyt uudistamaan työskentelytapoja aiemminkin, mutta arvot ja toimintamallit ja eivät ole sallineet muutosta."
2. Panostukset onnistuneisiin kohtaamisiin ja vuorovaikutukseen
Yksi merkittävimmistä haasteista etätyössä liittyy vuorovaikutukseen. Lähes kolmasosa HR- ja ICT-päättäjistä kokee vuorovaikutuksen laadun heikentyneen vuoden aikana. Henkilökohtaisia kohtaamisia pidetäänkin edellytyksenä yrityksen pärjäämiselle tulevaisuudessa (64 %)
Enemmistö päättäjistä kokee laadukkaat videokokoukset liiketoimintakriittisenä asiana, sillä suuri osa yritysten suunnittelu- ja päätöstyöstä tehdään kokouksissa.
Verkon yli tapahtuvien kohtaamisten onnistumiseen panostetaan jatkossa entistä enemmän (79 %), minkä uskotaan myös oleellisesti tukevan ihmisten hyvinvointia.
"Tärkein asia vuorovaikutuksen onnistumisessa on normaali sosiaalinen kanssakäyminen."
Sosiaalisen etäisyyden haasteet korostuvat erityisesti silloin, jos videoyhteyttä ei ole tai sitä ei haluta käyttää. Luonnollinen kommunikointi ei ole mahdollista, jos toista ei näe. Jos kokonaisuutta ja vastuunkantajaa videokokouksissa ei ole mietitty, jää käyttäjäkokemus heikoksi.
Lähes puolet päättäjistä kokee myös spontaanien kohtaamisten ja kahvikeskusteluiden puuttumisen merkittävänä haasteena.
Kohtaamisten onnistumisen parantamiseksi panostetaan tulevaisuudessa enemmän muun muassa koulutuksiin, teknologiaan ja työvälineisiin sekä vuorovaikutuksen suunnitelmallisuuteen. Avoimissa vastauksissa nostettiin myös empatian roolia, yhteisöllisyyden tukemista sekä turvallisuutta. Hybriditapaamiset jakavat mielipiteitä, mutta erityisen ongelmallisina niitä ei kuitenkaan pidetä.
Verkkokohtaamisten parempi onnistuminen tukee oleellisesti ihmistemme hyvinvointia
"Inhimillinen aspekti on tärkein. Toimiva teknologia toimii onnistuneen kohtaamisen mahdollistajana"
3. Toimitilojen ja tekniikan rooli muuttuu
Noin joka kolmas HR- ja ICT-päättäjä kokee toimimattoman teknologian olevan suurin syy epäonnistuneisiin videokokouksiin. Etätyön onnistuminen edellyttää parannuksia laitteisiin, osaamiseen, näyttöihin, kameroihin ja mikrofoneihin.
Videopalaverien aloitusvaiheen säätämistä ei kuitenkaan koeta merkittävänä aikarosvona. Herääkin kysymys, osataanko videopalavereilta vaatia tarpeeksi?
Myös etäkokousten käytännön toteuttamiseen tulee jatkossa panostaa. Käyttäjäkokemus jää heikoksi, jos kokonaisuutta ja vastuunkantajaa kokoushuoneissa ei olla mietitty.
Praecomin itse keräämän datan perusteella ihmiset eivät ole vielä palanneet konttoreille. Neuvotteluhuoneiden ja toimistotilojen käyttöasteet eivät siis ole nousseet entiselle tasolleen.
Lähes neljäsosa tutkimukseen vastanneista uskookin pienempiin toimitiloihin siirtymisen olevan todennäköistä tulevien vuosien aikana työn paikattomuuden yleistyessä.
Tulevaisuudessa toimiston rooli voi olla hyvinkin erilainen eri käyttäjille. Toiset tarvitsevat sosiaalisia kohtaamisia, toiset työtiloja itsenäiseen työhön.
Tulemme kehittämään verkon yli tapahtuvien kohtaamisten onnistumista
"Tilat tulevat pysymään samana, vaikka henkilöstömäärä kasvaa. Videoneuvottelutiloja rakennetaan."
4. Moderni työyhteisöviestintä tehostaa toimintaa
Suurin osa, jopa 86 prosenttia, päättäjistä kokee, että johdon aktiivisen ja läpinäkyvän viestinnän tärkeys on korostunut. Sen myös nähdään tehostavan yrityksen toimintaa merkittävästi.
"Työyhteisöviestintä on kilpailuetu."
Samalla on havaittavissa myös tietoähkyä; tietoa on saatavilla useassa paikassa ja osa siitä vanhenee nopeasti. Lähes joka kolmas päättäjä on huolissaan työntekijöiden tavoitettavuudesta. Tietotulvan johdosta työntekijät eivät aina lue tiedotteita, eikä heitä saa aina tarvittaessa kiinni. Tiedon kohdentaminen ja sen kiteyttäminen koetaan yrityksissä erityisen aikaa vievänä resurssina.
84 % päättäjistä uskookin sisäisen viestinnän tehostamisella, oikea-aikaisuudella ja selkeydellä, olevan merkittävä vaikutus toimintaan tulevaisuudessa. Viestintävälineiden valinta on yrityksissä pohdinnassa.
Sisäisen tiedottamisen parantaminen, esimerkiksi reaaliaikaisuus ja selkeys, tehostaa merkittävästi toimintaamme
"Etäajassa on haastavaa motivoida henkilöstöä seuraamaan sähköisesti tulevaa tiedotusta."
"Jos viestintä tapahtuu sähköpostilla, viestien lukeminen vie aikaa ja viestin tavoittamisen oikea-aikaisuus on haaste."
5. Yhteenveto
Monipaikkainen työ on pysyvä osa arkeamme, mutta etätyöhön liittyy tulevaisuudessa myös rajoituksia. Kaipuu sosiaalisiin kohtaamisiin ja yhteisiin kahvihetkiin on polttava.
Verkkokohtaamisten parempaa onnistumista pidetään bisneskriittisenä asiana. Jatkossa panostetaan vahvemmin koulutuksiin, teknologiaan, työvälineisiin ja kohtaamisten suunnitelmallisuuteen. Toimiva teknologia mahdollistaa inhimillisyyden ja itse asiaan keskittymisen. Tällä hetkellä kolmasosa verkkotapaamisiin käytetystä ajasta kuluu teknisten ongelmien ratkomiseen.
Toimitilat ovat tulevaisuudessa vahvemmin sosiaalisia kohtaamispaikkoja, joissa kaikilla ei ole omaa työpistettä. Neljäsosa päättäjistä uskoo muuton pienempiin toimitiloihin olevan edessä lähivuosina. Toimitiloissa on kuitenkin oltava vetovoimatekijöitä ja perusasiat kunnossa, kuten modernit etäneuvotteluratkaisut. Onnistuneen siirtymävaiheen takaamiseksi muutostyöt kannattaakin aloittaa jo nyt ennen etätyösuosituksen loppumista. Tulevaisuuden trendinä on tekoälyn tuominen toimistoihin entistä vahvemmin ja kokonaisvaltaisen käyttäjäpolun kehittäminen.
Esimies- ja johtoportaalta vaaditaan jatkossa entistä systemaattisempaa viestintää, yhteishengen vahvistamista ja aktiivista työntekijöiden hyvinvoinnista huolehtimista. Spontaanien keskusteluiden puuttuessa monipaikkainen työntekomalli vaatii oikea-aikaista ja oikein kohdennettua viestintää. Tavoitteena on jokaisen työntekijän tavoittaminen, niin, että tieto-ja teknologiaähkyä ei pääse syntymään.
"Monipaikkaisen työntekomallin ansiosta voimme jatkossa houkutella monipuolisemmin osaajia eri paikkakunnilta"
Ota yhteyttä ja laitetaan työympäristö vastaamaan tämän päivän tarpeita.
Miika Liljedahl
Senior Advisor, Group CEO