Kokoustekniikka ja neuvottelutilat
Kokoustekniikka ja neuvottelutilat - miten valita järkevät laitteet yrityksellesi?
Toimitilat ovat murroksessa ja olemme saaneet lukea tästä jo lukuisia artikkeleja, joten tässä artikkelissa emme mene siihen syvällisemmin. Pähkinänkuoressa, toimistojen on oltava jatkossa vetovoimaisia kohtaamispisteitä, joiden tulee vastata käyttäjien muuttuneeseen tarpeeseen.
Yhtenä tärkeänä osana tätä murrosta ovat yrityksesi työntekijöiden työpisteet ja neuvottelutilat. Yritykselläsi voi olla käytössä suuria neuvottelutiloja, auditorioita, keskikokoisia neuvottelutiloja, pieniä neuvottelutiloja ja työpisteitä. Työntekijäsi saattavat tehdä töitä kotitoimistolta käsin jatkossakin. Miten saada nämä kaikki tilat vastaamaan tarpeisiin?
Kokoustekniikan valinta ja hankinta ei koskaan lähde laitteista, vaan neuvottelutilasta. Tässä artikkelissa käymme läpi, miten valitset erikokoisiin neuvottelutiloihin sopivan kokoustekniikan.
Artikkelin sisällysluettelo
1. Mitä neuvottelutilan suunnittelussa pitää ottaa huomioon yleisesti?
Ennen kuin lähdet etsimään uusia ratkaisuja neuvottelutiloihin, aloita aina yrityksesi tavoitteista ja tarpeista. Kaikki kokousteknologia ei ole oleellista jokaiselle yritykselle. Ei ole järkeä investoida laitteisiin, jotka eivät ole tarpeellisia ja jotka jäävät huoneen nurkkaan pölyttymään. Kokousteknologia tulee suhteuttaa tilan kokoon, muotoon sekä osallistujien määrään sopivaksi. Tärkeää on myös huolehtia etäosallistujien tarpeista.
Tärkeimmät huomioitavat:
Tilojen suunnittelussa tai uudelleensuunnittelussa on hyvä olla mukana loppukäyttäjien edustaja, kokousteknologian asiantuntija sekä sisustussuunnittelija.
Käyttökokemus tulisi olla jokaisessa tilassa mahdollisimman samanlainen, jotta käyttäjä tottuu tiettyyn työnkulkuun.
Mene tilat edellä, älä laitteet edellä. Vaikka laite olisi laadukkain mahdollinen, se saattaa olla tilaasi sopimaton.
Tee tilan kartoitus
Minkä kokoinen ja muotoinen tila on?
Montako osallistujaa tilassa yleensä on ja miten he käyttävät tilaa?
Mitä komponentteja neuvottelutilaan tarvitaan, jotta se täyttää käyttäjiensä tarpeet?
Valitse sopiva teknologia
Näyttöjen valinnalla varmistetaan, että sisällön esittäminen ja hybridikokoukset toimivat tehokkaasti ja myös etäosallistujat näkyvät tasavertaisesti neuvotteluhuoneessa oleville.
Laadukkaalla äänentoistolla varmistetaan varsinkin isommissa tiloissa äänen kuuluvuus hybridikokouksissa.
Toimivat videoneuvottelujärjestelmät varmistavat helpon käyttäjäkokemuksen ja että palavereihin päästään niin videoneuvottelulaitteilla kuin työasemilla sisään.
Ohjauspaneeli toimii neuvottelutilajärjestelmien käyttöliittymänä.
Kaapelinhallinta voi pitää sisällään esimerkiksi siistin kaapeloinnin, sähkön saatavuuden ja niin edelleen.
Tilan koko ratkaisee, mitä sen varustamisessa tulee ottaa huomioon. Mutta miten arvioit neuvottelutilan koon?
Älä sekoita päätäsi neliömäärillä. Laske tuolit, jolloin saadaan käsitys montako ihmistä tilaa voisi käyttää.
Seuraavaksi annamme vinkkejä siitä, mitä tulee huomioida, kun mietitään ratkaisuja esimerkiksi pieneen, isoon tai avoimeen tilaan.
2. Mitä huomioida isossa neuvottelutilassa tai auditoriossa?
Äänijärjestelmien osalta isossa neuvottelutilassa kymmenien osanottajien (mukaan lukien hybridikokoukset) täytyy kuulla toisensa. Äänen täytyy kantautua pitkälle. Kaiuttimia tarvitaan usein vähintään kolme. Usein tarvitaan myös paikallinen äänentoisto. Puhujalla on oma kaiutinjärjestelmänsä, jolloin ääni tulee sieltä, missä puhuja on. Myös äänenvoimakkuudet tulee miettiä tarkkaan. Ääntä voi myös säätää siten, että se antaa tietyn määrän ääntä eteen, taakse ja sivulle. Suuressa tilassa pidettävissä etäneuvotteluissa on tärkeää, että mikrofoni kattaa koko tilan, eikä kenenkään tarvitse huutaa. Myös kattomikrofonit kannattaa ottaa käyttöön.
Näytöillä on iso merkitys tilassa, joka on suunniteltu suurille henkilömäärille. Tärkeää on myös huomioida tilan hybridikyvykkyys: monipuolisimmat videoneuvottelulaitteet tukevat jopa kolmea näyttöä, joilla saadaan etäosallistujat tilaan näkyviin läsnäoleville ja esitysmateriaali omalle näytölleen. Kahden kameran ratkaisun avulla pystytään keskittämään toinen kamera luennoitsijaan ja toinen kamera läsnäolevaan yleisöön. Aktiivikaiuttimet varmistavat äänen kuuluvuuden suurissa tiloissa, pelkät videoneuvottelujärjestelmän tarjoamat kaiuttimet harvoin riittävät.
AV-vaunu helpottaa presentoimisessa yleisön edessä ja tarvittavat käyttökaapelit laitteiden lataukseen ja esittämiseen ovat saatavilla luennoitsijan käyttöön ilman ylimääräistä säätöä.
3. Mitä huomioida keskikokoisessa tai pitkässä neuvottelutilassa?
“Keskikokoinen” on epämääräinen käsite – tila vetää hyvin vaihtelevan määrän ihmisiä. Siksi on tärkeää miettiä myös tilan muotoa.
Onko tila malliltaan pitkä?
Kuuluuko ääni takaseinällä istuville?
Istuuko joku kulman takana?
Äänijärjestelmien osalta keskikokoiseen tilaan riittää yleensä kaksi kaiutinta. Pitkässä tilassa on syytä panostaa äänentoistolaitteiden laatuun: Edullisemmat studiokaiuttimet on suunniteltu toimimaan hyvin pienissä tiloissa – kaiuttimien ääni on suunnattu kapealle alueelle, eikä se kanna tasaisesti pitkässä tilassa tarpeeksi pitkälle. Pitkän signaalin kaiutinääni kulkeutuu pidemmälle. Mieti, tarvitsetko paikallista äänentoistoa henkilölle, joka on äänessä.
Näytön valinnalla neuvotteluhuoneeseen on iso merkitys ja tässäkin huoneessa hybridikyvykkyys on usein syytä huomioida. Kahden näytön ratkaisun avulla etäosallistujat saadaan esille toiselle näytölle ja esitysmateriaali toiselle, jolloin kokouskokemus on mahdollisimman tasa-arvoinen.
Pöytäkaivot ovat tärkeä osa huoneen helppokäyttöisyyttä ja viihtyvyyttä. Osallistujien käytössä on tarvittavat käyttökaapelit laitteiden lataamiseen sekä esittämiseen. On erittäin tärkeää, että kaapelit ovat siististi saatavilla, jotta huoneessa on viihtyisä olla.
Suuremmissa tiloissa AV-vaunu voi olla tarpeellinen, mikäli tilassa pidetään esityksiä huoneen edestä.
4. Pieneen tilaan
Pienessä tilassa kannattaa ajatella kalusteiden asettelu tarkkaan, ettei ovi avaudu näytön eteen ja että huoneessa mahtuu liikkumaan häiritsemättä muita. Todella pieneen tilaan on turha ahtaa liikaa pöytiä tai tuoleja.
Äänijärjestelmien osalta videoneuvottelulaitteen oma äänentoisto on usein riittävä. Pieneen huoneeseen voidaan myös asettaa kaksi näyttöä, jolla varmistetaan hybridikokousten tasa-arvoisuus. Pieneen neuvottelutilaan kannattaa myös hankkia pöytäkaivo, jotta laitteiden lataaminen ja esityskaapelit ovat saatavilla. Videoneuvottelulaitteiden osalta pieneen huoneeseen sopivat monenlaiset laitteet.
5. Mitä videoneuvottelulaitteita omalle työpisteelle tai "puhelinkoppiin"?
Puhelinkopit ovat yleistyneet avokonttoreissa ennen korona-aikaa ja nimensä mukaisesti ne sopivat tiloiksi, joilla varmistetaan rauhalliset puhelut tai videopalaverit. Toisaalta myös isompia neuvotteluhuoneita voidaan pilkkoa pienemmiksi vetäytymistiloiksi, mikäli käyttäjätarpeet ohjaavat tähän suuntaan pysyvämpänä ratkaisuna.
1-2 hengen vetäytymistilan varustamisessa tärkeää on huolehtia laadukkaasta kuvasta ja äänestä sekä helppokäyttöisyydestä. Helppo ja laadukas ratkaisu on all-in-one -laite, joka toimii kosketusnäyttönä, kamerana videopalavereihin, ja siitä löytyy mikrofoni sekä kaiuttimet. Lisäksi tilaan voidaan asentaa pöytäkaivo kaapelinhallintaan.
Jos haluat panostaa laatuun esimerkiksi Ciscon Webex Desk Pro tuo älykkään yhteistyön työpisteellesi. Sen avulla voit tehdä yhteistyötä ja luoda yhdessä. Desk Pron avulla saat yhdessä paketissa laadukkaan videoneuvottelulaitteen, 27 tuuman 4K -tasoisen kosketusnäytön, laadukkaan äänentoiston ja melua sulkevan mikrofonin.
6. Tilavaraus ja ovenpielinäytöt
Varausjärjestelmä ja ovenpielinäyttöratkaisu ei ole sidottu tietyn kokoiseen neuvottelutilaan, vaan se mukautuu tilan tarpeisiin. Jokainen neuvottelutila tulee olla kytketty yhtenäiseen varausjärjestelmään. Tilojen ovenpieleen asennettavalta näytöltä näkee, onko tila varattu vai vapaa. Varausnäyttö on yhdistetty kalenteriin ja päivittyy automaattisesti. Kokous kuitataan näytöltä aloitetuksi, muuten se peruu varauksen itse.
7. Kotitoimistolle
Kotitoimiston ratkaisuihin kannattaa investoida, mikäli työntekijä tekee merkittävästi töitä kotoa käsin. Unelmatilanteessa kotitoimistolla voidaan hyödyntää aiemmin esiteltyä all-in-one -kommunikaatiolaitetta, mutta myös kevyemmille ratkaisuilla pääsee alkuun.
Oman markkinatutkimuksemme mukaan 80 % suomalaisten suurten ja keskisuurten yritysten HR ja ICT-päättäjistä uskoivat, että myös koronan jälkeen heidän työntekijänsä haluavat tehdä etätöitä enemmän kuin ennen koronaa, joten kotitoimistojen varustelu on monelle yritykselle ajankohtainen aihe. Myös monet muut tutkimukset kertovat samaa. Se minkä verran töitä tehdään toimistolla ja minkä verran kotona, vaihtelee tutkimuksesta riippuen. Vuonna 2023 voidaan todeta, että työn vapaus on jäänyt vahvasti arkeen ja työtä tehdään hybridisti.
Pienelläkin investoinnilla voidaan helpottaa työskentelyä parantamalla digitaalista yhteistyötä. Panostettaessa laadukkaaseen neuvottelukokemukseen myös kotona, hyvälaatuinen kuva ja ääni varmistavat työntekijälle onnistuneen kohtaamisen. Teknologian laadukkuus vähentää myös Teams-väsymystä, joka tunnetusti heikentää tuottavuutta. Ulkoisten neuvottelukumppaneiden kanssa pidetyt tapaamiset jättävät yrityksestä laadukkaan ja ammattimaisen kuvan, kun kotitoimiston laitteet tuottavat laadukasta ääntä ja kuvaa.
Myös kotikokoushuoneiden tekniikassa on tärkeää, että laitteille voi antaa tukea etänä loppukäyttäjän niin halutessa. Ylipäätään, kun teknologia palavereissa toimii, voidaan keskittyä itse kokoukseen.
Kotitoimiston etäkokouslaitteet
Myös kotikonttori vaatii asianmukaiset ääni- ja videolaitteet kokoustamisen tueksi, on kokousalustasi sitten Zoom, Webex, Microsoft Teams, Google Meets tai joku muu. Hyvin valitut kannettavan tietokoneen lisälaitteet vapauttavat osallistujan olemaan kokouksissa luonnollisesti. Mikäli kotona on käytettävissä rauhallinen työtila, pääset hyvin alkuun korvaamalla tietokoneen sisäänrakennetun kameran ulkoisella web-kameralla. Laadukkaalla ulkoisella web-kameralla kokoukset ovat laadukkaampia, eivätkä laitteet esimerkiksi välitä näppäimistön ääniä yhtä selvästi vastapuolelle.
Mikäli haluat vielä parantaa kuvakulmaa ja tuoda lisää elävyyttä etäkokouksiin, voi web-kameran asentaa pienelle kolmijalalle, jolloin kameran suuntaaminen ja korkeuden hienosäätö mahdollistaa optimaalisen kuvan. Kamera on myös helppo suunnata työpisteessä suoraan alaspäin, jos haluaa näyttää työpöydällä olevaa esinettä, kirjassa olevaa kuvaa tai vaikkapa piirustusta.
Mikrofonin ja kaiuttimien laatua pystyy helposti parantamaan esimerkiksi ottamalla käyttöön ulkoisen USB-kaiutinmikrofonin. Nämä toimivat erinomaisesti mikäli ympäristössä ei ole paljoa häiriöääniä. USB-kaiutinmikrofonit on helppo ottaa myös matkalle mukaan.
Mikäli rauhallista tilaa ei ole kotitoimistolla käytettävissä, suosittelemme laadukkaita USB-sankaluureja sekä erillistä webkameraa, joilla saavutetaan erinomainen äänen ja kuvan laatu myös kotitoimistolla. Valinta voi olla langallinen USB-sankaluuri, joka on aina käyttövalmiina ja luotettava. Toisaalta käyttäjä voi tarvita esiintyessään langattomuutta, jolloin valinnassa kannattaa keskittyä tarvitaanko esimerkiksi taustamelun aktiivista vaimennusta.
Kotona on hyvä olla käytössä ulkoinen näyttö kannettavan tietokoneen rinnalla. Näytön koko kannattaa valita työtehtävien ja tilan mukaan. Näin videopalavereissa voi pitää toisella näytöllä videopuhelua ja toisella muistiinpanoja, mikä helpottaa valtavasti kokouksen dynamiikkaa, kun vastapuolen kasvot eivät häviä muistiinpanojen alle. Nykyaikaiset näytöt pitävät sisällään tietokoneen telakan, jolloin tietokoneen voi kytkeä yhdellä kaapelilla näyttöön eikä erillisiä USB- ja virtakaapeleita tarvita.
Yleiset ongelmat, helpot ratkaisut
Skenaario 1: “Aina se paras tila on varattu”
Paras tila on aina varattuna. Paljon tiimejä, paljon kokouksia. Parhaat kokoustilat tuntuvat olevan aina varattuja, kun niitä tarvitsisi. Toiset tilat taas ovat aina tyhjillään, koska kukaan ei halua käyttää niitä.
Ratkaisu: Tee jokaisesta tilasta se lempitila. Varmista, että tarvittavat laitteistot ja AV-tekniikat löytyvät jokaisesta tilasta ja että niitä käytetään samalla tavalla. Tee tiloista myös yhtä miellyttäviä. Ota käyttöön tehokas varausjärjestelmä ja asenna neuvottelutilojen ovenpieliin display-varausnäytöt. Jos varattuun kokoustilaan ei saavuta, varaus peruuntuu automaattisesti ja tila on vapaa muiden käyttöön.
Skenaario 2: “Ei me mahduta näihin tiloihin enää”
Uusi tarve syntyy. On paljon avaraa tilaa, mutta ei tarpeeksi huoneita, joista tehdä uusia neuvottelutiloja. Pienemmät kokoukset ja nopeat keskustelut avonaisissa tiloissa yleistyvät, mutta toisaalta tiloja ei jaksaisi liikaa lähteä muuttamaan.
Ratkaisu: Määrittele olemassa olevat tilat uudestaan. Analysoi tilojen käyttöaste ja kokousten keskimääräinen osallistujamäärä. Selvitä siis, millaisia tiloja oikeasti tarvitsette. Erota avoimesta tilasta pieniä neuvottelutiloja puhelinkopeilla & neuvottelukuutioilla tai jaa iso huone kahtia väliseinän avulla.
Skenaario 3: “No asiat nyt on vaan meillä näin”
Tilat tehty 50 vuotta sitten silloisella tekniikalla ja siitä asti käytetty tehottomasti sen kummempia ajattelematta. Nyt havahdutaan siihen, että jotain täytyy tehdä. Tyytymättömyys tiloihin on kuitenkin kasvanut jo niin suureksi, ettei sitä osata enää ratkaista. Yleinen asenne on “No tää nyt on vähän näin… mutta näin se nyt vaan on”.
Ratkaisu: Tee pieniä muutoksia. Kun odotusarvo ei ole enää korkealla, tyytyväisyys paranee pienilläkin parannuksilla. Esimerkiksi valaistus ja tai kalusteiden vaihto voivat olla tällaisia pieniä uudistustoimia. Isompiin muutoksiin on hankala ryhtyä, jos kukaan ei ota ohjaksia käsiinsä. Ota asiantunteva kumppani avuksi, joka näkee tilojen tarpeet objektiivisesti ja jolta saat tukea päätöksenteossa.
Miten löytää täydellinen kokonaisuus?
Tuntuuko tilan suunnittelu tai laitteistojen valitseminen hankalalta? Haluaisitko apua kokonaisuuden selvittämisessä? Voimme auttaa yritystäsi kaikissa vaiheissa aina tarpeiden kartoituksesta laitteistojen valintaan, asennukseen ja ylläpitoon asti.
Tutustu lisää Neuvotteluhuoneet palveluna -konseptiimme, jos tarvitset apua neuvotteluhuoneiden uudistamisessa.
Ota yhteyttä ja laitetaan neukkarit kuntoon yhdessä.
Miika Liljedahl
Senior Advisor, Group CEO