Lapinlahden kunta: Toimintavarmaa esitystekniikkaa
“Toimintavarmuus oli meille kaikista tärkein asia. Nyt kaikki on oikeasti yhden napin painalluksen takana. Tietokoneiden langaton kytkentä ja etäyhteys on vaivatonta käyttää ja helpottaa työskentelyä huomattavasti. Kokouksissa voimme keskittyä itse asiaan tekniikan sijasta.”
- Hallintojohtaja Ulla Nikulainen, Lapinlahden kunta
Uudistettu esitystekniikka
Lapinlahden kunnantalolla toteutettiin kaksivaiheinen prosessi, jossa esitystekniikka uudistettiin ensin valtuustosalista ja sitten kunnanhallituksen huoneesta. Teknisen ratkaisun suunnittelusta ja toteutuksesta vastasi Praecom Esitysratkaisut. Esitystekniikka uudistettiin 1980-luvulta tähän päivään.
Hallintojohtaja Ulla Nikulainen Lapinlahden kunnasta kertoo, että aiempi kokousteknologia oli tullut tiensä päähän.
- Esitysratkaisut olivat alkuperäiset eli 1980-luvulta. Tekniikkaympäristö oli kankeaa ja käyttäminen epävarmaa. Esimerkiksi äänentoiston ja mikrofonien toimivuuden kanssa oli ongelmia.
Toinen alati yleistyvä haaste oli tekniikan yhteensopivuus, tai -sopimattomuus, valtuutettujen omien laitteiden kanssa.
- Kokousten järjestäjille epävarmuus aiheutti ylimääräistä stressiä: toimiiko kaikki niin kuin pitää. Tila toimii myös kokoustilana, joten kyse oli myös vierailijoiden käyttökokemuksesta. Tekniikan säätäminen vei aikaa itse kokous- tai koulutusajasta.
Sujuva prosessi ja toimintavarma lopputulos
Yliopistomaailmassa aiemmin työskennellyt Nikulainen tunsi Praecomin työskentelytavan jo entuudestaan, joten tälläkin kertaa oli helppo kääntyä yrityksen puoleen. Tilaajalla oli jo ennakkoon ajatus siitä, millaisia uudistuksia tarvittaisiin ja yhteisessä suunnittelupalaverissa Praecomilta tuli lisää hyviä ehdotuksia. Praecom huolehti järjestelmän asennuksesta, asetusohjelmoinnista sekä käyttöönotto-opastuksesta.
- Ensimmäisessä vaiheessa uusittiin valtuuston kokoustila joulukuussa 2018 ja maaliskuussa 2019 projekti jatkui hallituksen kokoustilalla, Jari Rönkkö Praecomilta kertoo.
Kokoustiloihin asennettiin Praecomin toimesta projektoreita, valkokankaita, äänentoistoa ja ohjauslogiikka, jonka avulla koko tilan esitystekniikkaa voidaan hallita tietystä pisteestä. Lisäksi hallituksen kokoustilaan asennettiin etäkokousympäristö.
Yhteistyö jatkuu myös tulevaisuudessa ja Praecom toimittaa kunnantalolle infotaulut.
Nikulainen kertoo, että koko prosessi sujui hyvin ja lopputulos oli odotettu.
Lapinlahden kunnassa ollaan tyytyväisiä myös siihen, että aikataulut pitivät. Erityismaininnan ansaitsee sekin, että kun prosessin aikana markkinoille tuli parempi, mutta edullisempi malli, Praecom tarjosi sitä oma-aloitteisesti käytettäväksi.
- Myös se on tärkeää, että yhteys säilyy asennuksen jälkeenkin. Jos laitteisiin tulee ongelmia tai me emme osaisi niitä käyttää, on tuki tarvittaessa lähellä.
Tärkeimmät hyödyt
Kokoukset onnistuvat myös hybrideinä eli osa paikalla, osa etänä
Laadukas ääni- ja kuvamaailma
Järjestelmä on toimintavarma ja sitä hallitaan sujuvasti yhdestä pisteestä
Lapinlahden kunta, Pohjois-Savon maakunta