IT-ympäristön kartoitus: Miten se tehdään ja mitä hyötyä siitä on?
IT-ympäristö on kriittinen osa yritysten päivittäistä toimintaa. Järjestelmien ja laitteiden toimimattomuus näkyy välittömästi työntekijöiden arjessa. Useimmiten pk-yrityksissä ei tiedetä tarkkaan, millainen IT-ympäristö on ja millaisia kustannuksia se pitää sisällään. IT-ympäristö on yleisesti ”pakollinen paha”, johon fokusoidutaan siinä vaiheessa, kun laite tai järjestelmä ei toimi - sen tulisi toimia kuin sähkö, vesi ja lämpö. Tällöin myös punnitaan, miten nopeasti IT-kumppani tai sisäinen IT pystyy ratkaisemaan ongelman.
Tyypillisesti yrityksen IT-ympäristö koostuu työasemista, lähiverkosta, tulostusratkaisuista ja tiedostonhallintapalvelusta. Haasteita voi olla missä tahansa osassa ympäristöä ja usein haasteeksi muodostuukin, että ongelman lähdettä joudutaan etsimään pitkään.
Miten voit varmistaa, että IT-ympäristö on toimintavarma ja kustannustehokas? Asiantuntijan tuottama IT-ympäristön kartoitus on paras tapa selvittää nykytilanne. Tässä blogissa kerromme IT-ympäristön kartoituksen tärkeimmät asiat.
Mitä kartoituksessa kannattaa selvittää?
1. Määrittele kriittisimmät asiat
Mitkä asiat IT-ympäristössä ovat kriittisiä ja mitkä sekundäärisiä yrityksen arjessa? Panostamalla kriittisimpien asioiden kuntoon laittamiseen, vältetään valtaosa IT:n aiheuttamista toimintakatkoksista. Nykytilanteen kartoittamisessa on hyvä selvittää myös, kuinka usein kriittiset asiat aiheuttavat päänvaivaa, jolloin saadaan erinomainen yleiskuva tärkeistä ja ei-niin-tärkeistä asioista. Esimerkiksi lähiverkon tai tiedostonhallintapalvelun toimimattomuus on todennäköisesti kriittinen asia ja vaikuttaa useiden ihmisten työpäivään.
2. Hahmota kumppaniverkosto
Millainen toimittaja- ja kumppaniverkosto yrityksellä on käytössä IT-ympäristön ylläpitämiseksi? Verkoston kartoituksella voidaan saavuttaa jo melkoisia säästöjä, koska koko IT-ympäristön hallinta on useimmiten kustannustehokkainta keskittää. Kumppaniverkoston ollessa laaja, loppukäyttäjän kannalta on haastava tietää, kenen vastuulla asia on, kehen pitäisi olla yhteydessä ja miten yhteydenotto onnistuu niin, että IT-ongelma saadaan nopeasti ratkaisua.
3. Laske, paljonko IT-haasteet vievät työaikaa
Paljonko yritykseltä, ulkoistetulta IT-tuelta tai sen IT-vastaavalta kuluu työaikaa nykyisellä toimintamallilla? Esimerkiksi vähältä tuntuva 15 minuuttia päivässä IT-ongelmiin tarkoittaa vuositasolla yli 63 tunnin työmäärää IT-ongelmien parissa. Jos IT-tuki on ulkoistettu, on tärkeää tiedostaa, millainen sopimusmalli siinä on käytössä ja pohtia mikä on yrityksen kannalta paras malli.
4. Laske, paljonko työaikaa menee hukkaan toimintakatkosten takia
Paljonko työntekijöiltä kuluu työaikaa hukkaan IT:n aiheuttamien toimintakatkoksien takia? Esimerkiksi 15 minuutin katkos yrityksen lähiverkossa tarkoittaa 50 hengen toimipisteessä 12,5 työtunnin hukkaan menemistä.
5. Piilokulut pois
Yritysten järjestelmälisenssiasiat ovat yksi tyypillisimmistä piilokuluista. Henkilöstöä saattaa vaihtua tai järjestelmiä vaihdetaan toisiin, jolloin vanhat lisenssit jäävät kummittelemaan. Käymällä lisenssikulut läpi, tulet todennäköisesti tekemään säästöjä. Tänä päivänä myös laitteiden ja ohjelmistojen käyttöä pystyy seuraamaan datan avulla, jolloin esimerkiksi käyttämättömät lisenssit pystytään havaitsemaan ilman suurempaa työtä.
Mitä IT-ympäristön kartoittamisella saavutetaan?
IT-ympäristön kartoitus kannattaa lähes aina. Onnistuneen kartoituksen ja siitä seuraavien toimenpiteiden avulla tavoitetaan kustannussäästöjä, ajansäästöä ja edesautetaan liiketoiminnan tehostumista. Ulkopuolisen IT-asiantuntijan avulla saat tuoreimmat näkemykset ja ratkaisuehdotukset.
Mikäli maksuton IT-ympäristön kartoitus voisi olla teille ajankohtainen, ota yhteyttä meihin tästä. Me lupaamme, että toimenpide-ehdotukset IT-ympäristön kehittämiseksi tehdään teidän liiketoimintanne tehostaminen edellä.
