Kuopion Energia: Moderni vierailijahallinta, onnistuneet kokoukset & tavoittava sisäinen viestintä
“Koimme, että Praecom halusi aidosti auttaa ja etsiä meille sopivia vaihtoehtoja. Järjestelmien käyttöön koulutettiin ja saamme tukea, kun tarvitsemme Praecomin ylläpitopalvelun kautta. Olemme saaneet positiivista huomiota myös yhteistyökumppaneilta toimivista ja nykyaikaisista neuvottelutiloista.”
- Kuopion Energian markkinointipäällikkö Satu Nurminen
Praecom toteutti yhteistyössä Canon Oy:n kanssa Kuopion Energian uusiin toimitiloihin laajan esitysteknisen ratkaisun. Yhteistyöllä haettiin käyttäjiä hyvin palvelevaa ja teknologisesti modernia ja nykyaikaista esitysratkaisukokonaisuutta.
Toiveena käyttäjiä hyvin palveleva kokonaisuus
Projekti käynnistyi hyvissä ajoin ennen kuin Kuopion Energian uudet toimitilat rakennettiin. Kuopion Energia otti yhteyttä Praecomiin, kun ajatus toimitalohankkeesta oli vasta herännyt. Suunnittelun lähtökohtana oli miettiä, millainen esitysratkaisu palvelisi parhaiten käyttäjiä, unohtamatta modernia ja nykyaikaista toteutusta. Kokonaisuuden tuli sisältää neuvotteluhuoneiden esitystekniikka ja tilavarausten hallinta sekä sisäisen viestinnän informaatiojärjestelmä.
- Kävimme meidän tarpeitamme ja ajatuksia läpi Praecomin kanssa ja suunnittelimme yhdessä juuri meidän tarpeisiin sopivan ja ajanmukaisen ratkaisun, kertoo Kuopion Energian markkinointipäällikkö Satu Nurminen.
Automatisoitu vierailijavastaanotto sujuvoittaa asiointia
Kuopion Energialla vierailevalle ratkaisut näkyvät ensimmäisenä vastaanottoaulassa. Automatisoidussa vierailijavastaanotossa vierailija valitsee itse näytöltä, ketä hän on tullut tapaamaan. Ratkaisu sujuvoittaa talossa asiointia, koska järjestelmä lähettää isännälle automaattisesti tekstiviestin ja sähköpostin saapuneesta vieraasta. Kirjautumisen yhteydessä laite myös tulostaa vierailijalle vierailijakortin. Täysin automatisoitu vierailijavastaanotto parantaa lisäksi turvallisuutta, sillä tulipalon sattuessa ratkaisusta voi tarkistaa muun muassa talossa olevien ihmisten määrän.
Vastaanottoaulassa katseen vangitsee aulan iso videoseinä, jonka kautta vierailijoille muun muassa markkinoidaan taloa ja sen palveluja.
Järjestelmän käyttäminen on helppoa
Neuvottelutilojen tilavaraukset hoituvat joko kalenterin kautta tai neuvottelutilojen ovenpielissä sijaitsevien tilavarausnäyttöjen kautta. Järjestelmä juttelee käyttäjän kalenterijärjestelmän kanssa. Kokoukset hoituvat joko langattomasti tai langallisesti. Etäkokouksia varten kaikissa neuvottelutiloissa on valmiit yhteydet.
Tilat muuntautuvat moneen eri tarpeeseen
Ruokala ja sen välittömässä läheisyydessä sijaitsevat neuvottelutilat ovat muunnettavissa monitoimitilaksi yhteen verkotettujen kuva- ja äänilaitteiden avulla. Käyttäjä voi valita näkymään jokaisen tilan screenille joko erillisen tai yhteisen kuvalähteen, kuten infokanavan, TV:n tai vaikkapa PowerPoint-esityksen. Vastaavalla tavalla toimii ääni.
Ruokalassa on videotykki, alaslaskettava valkokangas ja laadukas äänentoisto. Valoisuutensa vuoksi haasteellisesta tilasta voidaan verhojen ja valojen avulla luoda eri tilanteisiin sopivia tiloja. Käyttäjä hallitsee kokonaisuutta tai kutakin neuvotteluhuonetta erikseen, selkeällä ja helppokäyttöisellä ohjauspaneelilla, yhden käyttöliittymän kautta.
Infotaulu osana sisäisen viestinnän järjestelmää
- Sisäisen viestinnän ratkaisut parantavat meidän viestintää ja avaavat meille uusia ratkaisuja sen kehittämiseksi, kertoo Nurminen.
Esimerkiksi ruokalan infotaulusta henkilöstö voi seurata Kuopion Energian sosiaalisen median kanavien feedejä, tarkistaa uusimmat kampanjat ja mainokset sekä sähkön ja lämmön tuotannon määrän. Järjestelmä hakee tauluun syötettävät tiedot eri tietolähteistä ja näyttää niitä vuorotellen.
Ratkaisu antaa jokaiselle työntekijälle mahdollisuuden seurata, mitä Kuopion Energia milloinkin viestii. Osa henkilökunnasta ei ole mukana sosiaalisessa mediassa, mutta voi nyt halutessaan seurata Kuopion Energian someviestintää infotaulun kautta. Osalliseksi uudistuksesta pääsevät myös talossa ruokailevat ulkopuoliset henkilöt.
Järjestelmien saumaton yhteentoimivuus tärkeää
Keskeistä hankkeessa oli, että eri järjestelmät toimisivat yhteen mahdollisimman saumattomasti. Nurmisen mukaan tavoitteessa onnistuttiin, vaikka kokonaisuus koostuukin useasta eri ratkaisusta. Kuopion Energia saa nyt myös kaikki tukipalvelut yhden palvelupisteen kautta.
- Projekti eteni suunnitellusti ja aikataulussa. Koimme, että Praecom halusi aidosti auttaa ja etsiä meille sopivia vaihtoehtoja. Järjestelmien käyttöön koulutettiin ja saamme tukea, kun tarvitsemme Praecomin ylläpitopalvelun kautta. Olemme saaneet positiivista huomiota myös yhteistyökumppaneilta toimivista ja nykyaikaisista neuvottelutiloista, Nurminen kertoo.
Tärkeimmät hyödyt
Laaja ratkaisukokonaisuus - saumaton käyttökokemus
Henkilöstö tehokkaasti sisäisen viestinnän piiriin
Tilojen muutosjoustavuus
Kuopion Energia on yhteisölleen omistautunut, nykyaikainen ja kokonaisvastuullinen energiapalveluyritys, jolle tärkeintä on pitää lämpötila sopivana ja sähköt päällä kaikissa olosuhteissa. Näin asiakkaat voivat elää tavallista, huoletonta arkea.