7 vinkkiä videokokousten onnistumiseen
Palaverit ovat parhaimmillaan kasvotusten ja pahinta ovat epäonnistuneet videokokoukset.
Teknologian toimivuus ja käytettävyys ovat tietysti tärkeä osa palavereita, mutta vähintään yhtä tärkeää on muistaa perinteisten palaveripelisääntöjen merkitys. Videokokouksissa fyysisen läheisyyden puuttuessa nämä perusasiat ovat nousseet uuteen arvoon.
1. Miksi palaveri järjestetään?
Mieti palaverin agenda - palaverityypin mukaan. Aina agendalle ei kuitenkaan ole tarvetta, esimerkiksi ideariihessä on tärkeää vapauttaa aika ideoinnille ja hyväksyä, ettei nyt ole tarkoitus edetä johdonmukaisen agendan mukaan.
Tässä muutama esimerkki palaverityypeistä:
Tiedottaminen (esim. henkilöstön infotilaisuus)
Yhdessä tekeminen (esim. workshop)
Ideointi ja uuden luominen
Suunnittelu ja päätöksenteko
Koulutus ja opastaminen
2. Rajaa osallistujat
Kutsu mukaan vain tarvittavat henkilöt. Jos ei ole selkeää syytä henkilön osallistumiseen, älä kutsu häntä. Se on kaikkien kannalta parempi.
Joskus voi olla paljon järkevämpää brieffata osa henkilöistä kokouksen jälkeen - heitä koskevista asioista.
Vinkki: Joskus yhteisen ajan löytäminen esimerkiksi isolle projektiryhmälle voi olla haastavaa. Suurimmassa osassa videopalavereista on myös nauhoitusmahdollisuus, joten mieti, onko kaikkien pakko osallistua palaveriin vai voiko poissaolija katsoa nauhoitteen jälkikäteen sopivaan aikaan?
3. Ajankäyttö ja valmistautuminen
Tee osallistujille ennakkoon selväksi palaverin tarkoitus ja myös se, mitä heiltä odotetaan: näkemysten esiin tuominen lennosta ei sovi kaikille. Lähetä tarvittaessa materiaalia, johon voi tutustua jo ennakkoon, jolloin palaverista tulee tehokkaampi. Ajankäytöllisesti 20 min on parempi kuin 30 min ja 50 min parempi kuin 1h, jotta vältät palaveriputket ja Teams-väsymyksen.
4. Sanattoman viestinnän huomioiminen
Videopalavereissa kameran käytön kaikilla tulee olla itsestäänselvyys.
Muista: Kameran kuvatessa muut osallistujat näkevät sitoutumisasteesi kokoukseen ja huomaavat henkisen poissaolosi, jos teet jotain muuta. Anna siis aikasi ja arvo kohtaamiselle. Jos kamera ei ole päällä, et ole mukana.
5. Dialogin aikaansaanti
Palaverin vetäjän tehtävä on viedä keskustelua eteenpäin kysymyksillä - hiljentää tarvittaessa puheliaimmat ja osallistaa hiljaisimmat. Myös puhumattomuus on teko. Kertooko puhumattomuus hiljaisesta hyväksymästä vai turhautumisesta? Huolehdi osallistamisesta ja palaverin tarkoituksen täyttymisestä. Toki olemassa on palaverityyppejä, kuten esim. tiedotustilaisuus, jossa roolisi voi olla kuuntelija.
Jos kyse on hybridipalaverista (osa paikan päällä ja osa etänä), niin ota erityisesti nämä asiat huomioon:
6. Tasapuolinen kokous
Muista mahdollistaa tasapuolinen kokemus kaikille - etäosallistujat näkevät ja kuulevat kaikki paikallaolijat ja toisin päin.
7. Kaikkien osallistujien huomioiminen
Ota etäosallistujat erityishuomioon. Jos suurin osa on paikan päällä, keskustelu saattaa huomaamatta pyöriä vain läsnäolevien keskuudessa ja etäosallistujat eivät saa puheenvuoroa.
Haluatko lisää vinkkejä tuottavampaan ja mielekkäämpään hybridityöhön?
