Miten työasema ja oheislaitteet valitaan?
Yritysten digitaalisessa työympäristössä työntekijän oma työasema on tärkeä työkalu. Oleellinen osa IT-ylläpitoa on työasemien toimitus uusille käyttäjille sekä vanhojen työasemien päivitys uusiin. Tässä artikkelissa käsittelemme työasemien hankintaa osana IT-ylläpitoprosessia.
Uusi työasema uudelle käyttäjälle
Kun taloon tulee uusi käyttäjä, on tärkeää, että työasema on käytössä päivästä yksi alkaen. Työaseman ja lisälaitteiden speksaus, tilaus ja käyttöönotto on tärkeää hoitaa ajallaan, jotta työntekijä pääsee mahdollisimman nopeasti aloittamaan perehtymisen uuteen työhön. Osaavan IT-ylläpitokumppanin tehtävänä on auttaa valitsemaan sopivimmat laitteet.
IT-ylläpitokumppani huolehtii siitä, että työasema ja lisälaitteet ovat valmiina käyttöön. Ennen käyttöönottoa on kuitenkin huolehdittava, että työasema ja lisälaitteet ovat hankittu käyttäjän työnkuvan mukaiseksi.
Mitä asioita tässä on hyvä huomioida?
Millainen työnkuva uudella käyttäjällä on? Onko työnkuva esimerkiksi liikkuva ammattilainen, kuten myyjä, toimistolla työtään tekevä ammattilainen vai kenties luova ammattilainen, joka vaatii työasemaltaan paljon.
Kun yleiskuva työtehtävästä on saatu selville, on hyvä miettiä tarkemmin työaseman ominaisuuksia ja tarvetta lisälaitteille:
Kuinka suuri työaseman näytön pitäisi olla vai onko lisänäyttö pääasiallinen laite, jota käyttäjä hyödyntää? Esimerkiksi graafista työtä tekevä ammattilainen voi vaatia näytöltä erinomaista värientoistoa.
Millaista tehokkuutta raudalta vaaditaan? Prosessori, keskusmuisti, kovalevy ja näytönohjain ovat sellaisia asioita, joiden määrittelyyn käyttäjä itse ei osaa välttämättä ottaa kantaa. Oleellista onkin päästä kiinni siihen, mitä työntekijä tulee tekemään ja ammattilainen pystyy tämän pohjalta valitsemaan oikean laitteen kysymällä oikeita kysymyksiä.
Entäs näppäimistö ja lisälaitteet? Jotkut käyttäjät ovat vihkiytyneet tietyn valmistajan työaseman omaan näppäimistöön, mutta myös monesti hyödynnetään lisänäppäimistöjä työpisteellä. Muita oleellisia lisälaitteita voivat olla lisänäytöt, hiiri, telakka, kuulokkeet ja kamerat, joiden tarve on tärkeää selvittää.
Etenkin vaativimmalla käyttäjillä työaseman ja lisälaitteiden määritys vaatii hieman työtä. Peruskäyttäjille sopivat usein jo hyväksi havaitut laitevalinnat, jotka ovat organisaatiossa käytössä samankaltaisilla käyttäjillä.
Miten sitten varmistaa, että työasemat toimivat optimaalisesti?
Uusien käyttäjien lisäksi on tärkeää huolehtia, että nykyisten käyttäjien työasemat toimivat kuten pitää. Suora käyttäjäpalaute on tietenkin oleellinen kanava, mutta tänä päivänä IT-päättäjä on valtaistunut kovalla datalla, josta saadaan helposti luettavaa informaatiota työasemien toimivuudesta. Osana IT-ylläpitoa älykkään työasemahallinnan ja digitaalisen työntekijäkokemuksen seurannan avulla organisaatiosta voidaan löytää datan avulla ohjain- ja komponenttiongelmia, käynnistysaikaviiveitä, akun kulumista, kovalevytilan täyttymistä sekä muistin käyttöön liittyviä haasteita. Tämän tiedon avulla pystytään joko optimoimaan nykyisen työaseman käyttöä tai tekemään päätös uuden työaseman hankinnasta. Jopa ihan peruskäyttö Outlookissa, selaimella, videopalavereissa ja niin edelleen vaatii tietokoneen suorituskyvyltä yllättävän paljon. Esimerkiksi muistin käytön ollessa ylärajoilla aiheutuu käyttäjille käytännön ongelmia tietotyön tekemisen hidastumisena.
Käyttäjäesimerkki 1: Peruskäyttäjä
Yleensä noin 80-90 % organisaation käyttäjistä lukeutuu peruskäyttäjiin.
Peruskäyttäjä tarvitsee käyttää pääsääntöisesti selainta ja Office-työkaluja.
Peruskäyttäjälle HP Probook -sarjan laite soveltuu lyhyemmän elinkaaren laitevalintana. Elitebook -sarjan tuotteilla elinkaari voi olla 1-2 vuotta pidempi. Elitebookissa komponentit ovat lähtökohtaisesti laadukkaampia, mikä vaikuttaa elinkaareen.
HP Probook -sarjasta löytyy useita eri vaihtoehtoja, joissa esimerkiksi tien päällä kulkevalle peruskäyttäjälle on tarjolla kevyt ja kestävä HP Probook 630 G8.
Peruskäyttäjä arvostaa helppoutta: Hänelle voidaan valita lisänäyttö, jossa on sisäänrakennettu telakka, jolloin ratkaisu on mahdollisimman yksinkertainen. Näytön koko voidaan valita tarpeen mukaan. Multitaskaavalle käyttäjälle voidaan valita ultrawide -näyttö, jolla voi työstään jopa 4 välilehteä samaan aikaan. Näytön hankinnassa on hyvä huomioida myös etätyön määrä - onko tarvetta myös kotiin omalle näytölle.
Muut lisälaitteet voidaan valita käyttäjän mieltymyksen mukaan. Usein helppoa on turvautua tuttuun merkkiin esimerkiksi näppäimistön osalta.
Käyttäjäesimerkki 2: Tehokäyttäjä
Yleensä noin 10-20 % organisaation käyttäjistä lukeutuu tehokäyttäjiin.
Tehokäyttäjät käyttävät työssään usein erilaisia suunnitteluohjelmia, jotka vaativat esimerkiksi muistilta ja näytönohjaimelta enemmän, jotta työskentely ja tiedostojen renderöinti onnistuu. Sovellusvalmistajat kertovat omilla sivustoillaan erityisvaatimuksia työasemalle, joiden kautta tarve voidaan varmistaa.
Tehokäyttäjä on usein valveutunut ja pystyy ottamaan kantaa työaseman vaatimuksiin yhdessä ylläpitokumppanin kanssa. Tehokäyttäjällä on usein myös näkemys, millaista suorituskykyä hän odottaa näytöltä.
Valmistajat suunnittelevat työasemia myös tehokäyttäjien tarpeisiin, joten vain todella erityistapauksissa valmistetaan custom-työasemia.