Etätyövälineet kokeilussa? Huomioi nämä asiat
Etätyövälineet ja etäpalaverit on nyt se juttu – meidän kaikkien kalenterien ahkerin täyttäjä. Toimivilla etätyövälineillä on kätevä ja helppo viestiä, oli kyseessä sitten yhtiökokous, tiimin kahvituokio tai etäoppitunti.
Mutta erilaisia välineitä siihen on niin paljon! Mistä sen tietää, mikä mihinkin tilanteeseen parhaiten sopii? Helpointa on aloittaa miettimällä vastaukset seuraaviin kysymyksiin.
1. Mitä tapahtumaa olet pitämässä?
Älä aloita miettimällä teknisiä asioita, palvelun laatua tai muuta sellaista. Ne ovat aluksi sivuseikkoja ja myöhemmin tuunattavissa. Keskity tapahtuman luonteeseen: Mitä tapahtumaa ollaan pitämässä? Mitä sen toteuttamiseen tarvitaan?
Onko kyseessä johtoryhmän kokous tai tiedotustilaisuus laajalle joukolle? Onko se sittenkin teatterikerho vai kahdenkeskinen sparrailutuokio? Ymmärrät varmasti, että pianotunti ja kvartaalikokous vaativat erilaiset puitteet ja välineet. Mieti siis tarkoitusta tarkkaan.
2. Keitä keskustelussa on mukana?
Tee kaikki osallistujalle helpoksi
Etätyövälineitä valitessa on tärkeää huomioida, keitä kaikkia kokouksessa on mukana. Pohdi muiden osallistujien tarpeita ja fiiliksiä. Varmista, että palaveriin liittyminen on kaikille mahdollisimman loogista ja helppoa.
Yritysten väliset puhelut
Onko tarve keskustella eri yritysten edustajien kesken? Mieti, mitä laitteita ja palveluja he käyttävät: Mac, Windows vai mobiililaitteet? Webex, Microsoft vai Slack?
Entä onko videopalaveri osa laajempaa viestintäketjua?
Jos olette keskustelleet aiemmin jossain palvelussa, kokouskin on loogisinta pitää siellä. On sekavaa, jos kaikki tapahtuu eri kanavissa: ensin laitetaan sähköpostia Gmailissa ja chattaillaan Microsoft Teamsissa, sitten soitellaan ja viestitellään puhelun aikana Webexissä. Jos siis mahdollista, toteuta koko ketju yhdellä työkalulla.
Lapsia langan päässä
Onko kyseessä etäoppitunti tai muu tapahtuma, jossa mukana on lapsia? Silloin kannattaa miettiä käytännön asioita: voiko puheluun liittyä linkin kautta vaivattomasti, vai pitääkö palveluun ensin kirjautua? Tarvitaanko vanhemmat mukaan luomaan tunnuksia?
3. Mitä ominaisuuksia tarvitaan?
Jos kyseessä on esimerkiksi yhtiökokous tai vastaava tärkeä tapaaminen, näkyviin tarvitaan luultavasti monta ihmistä samaan aikaan.
Äänestysmahdollisuus
Onko kokouksessa tarkoitus äänestää - tarvitaanko siis jonkinlainen äänestysnappi? Saavatko muut nähdä, mitä toiset äänestävät vai eivät? Varmista tällaisten ominaisuuksien sopivuus ja luotettavuus.
Näkyminen ja näkeminen
Jos kyseessä on esimerkiksi yhtiökokous, näkyviin tarvitaan luultavasti monta ihmistä samaan aikaan. Jos taas tarkoituksena on yhdensuuntainen tiedonanto, mieti, tarvitseeko muiden osallistujien nähdä toisensa? Vai onko tapaamisen sujuvuuden kannalta parempi, että vain puhuja on näkyvissä?
Kommentointi
Tarvitseeko pystyä ottamaan vastaan kirjallista palautetta palaverin aikana? Onko palvelussa mahdollista pitää chattia näkyvissä samalla, jossa kuuntelijat tai osallistujat voivat puhujaa häiritsemättä kysellä tarkennuksia tai kommentoida?
Vertaile välineitä ja kerää palautetta
Lähde testaamaan erilaisia palveluja ja välineitä – siten saat selville, mitkä niistä sopivat mihinkin tilanteeseen. Muista kysyä kokousten osallistujilta mielipiteitä siitä, mikä heidän mielestään toimi ja mikä ei. Näin saat tietää, millaisia asioita tai ominaisuuksia he olisivat kokouksessa kaivanneet.
Kun olet saanut tarpeeksi palautetta ja havainnoinut itse, tiedät tarkasti kunkin kokoustyypin tarpeet! Kuulostele ja vertaile erilaisia työkaluja. Mitkä niistä kattavat tarpeenne parhaiten?