Hybridikokousratkaisut organisaatioille

Toimivat kokoukset eivät synny sattumalta – ne rakennetaan oikein

Toimiva kokousarki ja laadukas kokouskokemus - osallistumistavasta riippumatta - syntyy hyvin suunnitellusta kokonaisuudesta: kokous alkaa ajallaan, yhteydet toimivat kaikilta kokousalustoilta, ääni kuuluu, kuva näkyy ja tila on helppokäyttöinen ilman ylimääräistä säätöä. Kun organisaatiollasi on useita toimipisteitä, kymmeniä neuvotteluhuoneita ja satoja käyttäjiä, yksittäiset ja sattumanvaraiset laitehankinnat eivät riitä. Tarvitaan kokonaisuus, joka toimii johdonmukaisesti kaikkialla, skaalautuu kasvun mukana ja pysyy hallinnassa myös vuoden päästä.

Vastuullinen kumppani huolehtii kaikista tilassa olevista laitteista ja varmistaa niiden toimivuuden ja ylläpidon. Tavoitteena ei ole vain teknisesti näyttävä ratkaisu, vaan toimiva kokonaisuus, joka tukee päivittäistä työtä, yhteistyötä ja päätöksentekoa.

Neuvotteluhuoneratkaisut – yhtenäinen kokouskokemus koko organisaatiolle

Kun kokousympäristöt ovat kunnossa, hyöty näkyy kaikkialla. Toimivat kokousratkaisut eivät ole vain IT-hanke. Ne vaikuttavat päivittäiseen työhön, yhteistyöhön ja päätöksentekoon – joka huoneessa, joka toimipisteessä, joka päivä. Hyvä kokouskokemus syntyy siitä, että kokous alkaa ajallaan, yhteydet toimivat ja tila on helppo käyttää. Praecom varmistaa, että näin käy – johdonmukaisesti koko organisaatiossa

Kokoukset alkavat ajallaan

Ei säätöä, ei johtojen tai adapterien etsintää. Kokous käynnistyy yhdellä napautuksella - jokaisessa kokoushuoneessa, jokaisessa toimipisteessä.

Yhtenäinen kokouskokemus

Sama käyttökokemus läpi organisaation toimipisteestä riippumatta. Käyttäjä tietää miten neuvottelutila toimii.

Hybridikokoukset toimivat kaikille

Ääni kuuluu, kuva näkyy ja etäosallistuja on aidosti läsnä – ei vain pieni ikkuna ruudun reunassa.

IT:n ylläpitokuormitus vähenee

Kun kokoushuoneratkaisut on toteutettu hallittavasti, ylläpito on ennakoivaa – ei reaktiivista palonsammutusta.

Joustavuutta erilaisiin tarpeisiin

Jokainen organisaatio on ainutlaatuinen – ja ratkaisut rakennetaan sen mukaan. Autamme suunnittelemaan kokonaisuuden juuri teidän tarpeisiinne – pienestä vetäytymistilasta suureen hybridikokoushuoneeseen, yhdestä toimipisteestä useisiin.

Oli kyseessä yhtenäinen kokouskokemus useisiin toimipisteisiin, etäkokousratkaisut hajautetulle organisaatiolle tai yksittäisen tilan päivitys – ratkaisu toimii heti ja skaalautuu tulevaisuuteen mukanasi.

Lue lisää kokoushuoneen suunnittelusta

Miksi Praecom?

Kokousratkaisuja on tarjolla paljon. Kumppaneita, jotka hoitavat kokonaisuuden alusta loppuun – vähemmän.

Praecom on kumppanisi suunnittelusta ylläpitoon. Ei useita toimittajia, ei vastuunsiirtoa – me hoidamme kokonaisuuden. Toimimme useasta toimipisteestä ympäri Suomen ja olemme tarvittaessa paikan päällä apunasi. Aloitamme siitä missä te olette – olipa se nykytilan kartoitus, ratkaisumallien suunnittelu tai esimerkiksi showroom demo. Yhdessä sovitaan mikä tapa sopii teille parhaiten.

Käytettävyys

Ratkaisujen pitää olla helppoja käyttää ilman käyttöohjekansion metsästystä tai sisäistä kriisiryhmää jokaisen Teams-palaverin alkuun.

Toimintavarmuus

Kokoukset toimivat luotettavasti eri tilanteissa, eri käyttäjille ja eri tiloissa – itsenäisesti ilman IT-tuen tarvetta

Ylläpidettävyys

Kun ympäristö on rakennettu järkevästi, ylläpito pysyy hallittuna – IT ohjaa kokonaisuutta sen sijaan, että kokonaisuus ohjaisi kaikkia kaaoksessa.

Skaalautuvuus

Kun kokoustiloja, käyttäjiä ja toimipisteitä tulee lisää, ratkaisu kasvaa mukana hallitusti ja johdonmukaisesti – ilman sattumanvaraisuutta.

Paremmat kohtaamiset alkavat toimivasta kokousympäristöstä

Kun kokoushuoneympäristöt ovat kunnossa – teknisesti, akustisesti ja kalustuksen puolesta – hyöty näkyy laajasti.

Kokoukset alkavat ajallaan, ääni kuuluu ilman kaikua ja etäosallistuja on aidosti mukana – ei vain pieni ikkuna ruudun reunassa. Ammattinäytöt, suuntaavat mikrofonit ja harkittu akustiikka varmistavat kirkkaan kuvan ja selkeän äänen kaikille. Käyttäjäkokemus pysyy yhtenäisenä toimipisteestä riippumatta, IT:n kuormitus vähenee ja liiketoiminta saa ympäristöt, jotka tukevat tehokasta yhteistyötä ja parempia päätöksiä.

Pyydä kartoitus

Käydään läpi nykytilanne ja tunnistetaan kehityskohteet kohti parempia kokouskokemuksia.

Ota yhteyttä

Varaa demo

Tutustu käytännössä ratkaisuihin, jotka tekevät kokouksista sujuvampia.

Varaa demo

Laske hinta

Laske hinta-arvio kokoushuoneellesi. Syötä tarvittavat tiedot ja saat kustannusarvion.

Laske hinta

Kokoustilan investointi jaksotettuna – ratkaisu jatkuvana ja skaalautuvana

Kuukausipalveluna toteutettu kokousratkaisu jakaa investoinnin pidemmälle ajalle, tekee kustannuksista ennakoitavia ja pitää kokoushuoneratkaisut ajan tasalla hallitusti.

Toteutus, ylläpito ja kehittäminen yhdistyvät samaan palvelumalliin – eikä kaikkea tarvitse uusia kerralla.

Lue lisää – miksi palveluna?

Kokouskokemus, joka toimii arjessa

Praecom suunnittelee ja toteuttaa neuvotteluhuone- ja etäkokousratkaisuja organisaatiolle, joilla on paljon tiloja, paljon käyttäjiä ja tarve saada kokouskokemus toimimaan johdonmukaisesti koko organisaatiossa. Olipa kyse yksittäisen huoneen kehittämisestä tai konsernitason kokonaisuudesta, luomme vakioidut ja monistettavat tilakonseptit kaikkiin toimipaikkoihin – kerralla tai hallitusti vaiheittain.

Emme myy pelkkää tekniikkaa. Varmistamme, että kokoukset toimivat sujuvasti eri tiloissa, eri toimipisteissä ja eri osallistujille - useilla eri kokousalustoilla. Erityisesti silloin, kun osa osallistujista on paikanpäällä ja osa etänä.

Lue lisää blogista: Toimiva kokousarki alkaa suunnittelusta – ei sattumasta

Haluatko kehittää kokouskokemusta käytännössä?

Kun tila, tekniikka ja käytänteet ovat kunnossa, myös etäosallistuja toimii tasavertaisena osana kokousta – aktiivisena osallistujana sivusta seuraajan roolin sijaan. Toimiva kokousympäristö näkyy yhteistyössä, päätöksenteossa ja työhyvinvoinnissa.

Ota yhteyttä ja rakennetaan teille toimivampi kokousarki palveluna.

Ota yhteyttä

Kokoustekniikka kuntoon

Oikeat laitteet ja av-ratkaisut varmistavat sujuvan kokouksen alustasta riippumatta. Cisco Webex ja Yealink tarjoavat kattavat ratkaisut kaikkiin tiloihin vetäytymistiloista auditorioihin. Neat puolestaan tuo tarjontaan pelkistetyn, erittäin helppokäyttöisen ja viimeistellyn kokonaisuuden. Ratkaisut toimivat saumattomasti Microsoft Teams-, Zoom-, Google Meet- ja Webex-ympäristöissä. Ammattinäytöt, lisämikrofonit ja kaiuttimet varmistavat kirkkaan äänen ja selkeän kuvan kaikille osallistujille – myös etänä.

Tekniikka kokoushuoneisiin

Kokoustila ja hallinta

Toimiva kokoushuone on muutakin kuin laitteet. Kalusteet suunnitellaan käyttötavan mukaan – oli kyseessä etäkokous, hybridikokous, tiimityö tai koulutus. Ohjauspaneeli tekee teknisestä säätämisestä helppoa: varaa tila, käynnistä kokous ja säädä ääntä yhdellä kosketuksella. Johtospagetti pöytäkaivoihin – siisteys ja toimivuus säilyvät.

Kalusteet kokoushuoneisiin

Asiakastarina: Katera Steel Oy

Neuvotteluhuoneen moderni kokoustekniikka mahdollistaa sujuvat etä- ja hybridikokoukset. Näin Katera Steel ratkaisi palaverien haasteet.

Asiakastarina: MP-Maustepalvelu

Viime vuosien aikana MP-Maustepalvelu on investoinut merkittävästi toimitilojensa uudistamiseen.

Asiakastarina: Novia ammattikorkeakoulu

Teknologia studioluokkiin on rakennettu siten, että oppilaiden on mahdollista olla samalla oppitunnilla sekä etänä että paikan päällä.

Mitä hybridikokousratkaisut tarkoittavat käytännössä?

Hybridikokousratkaisu tarkoittaa kokoushuonetta, jossa sekä paikan päällä olevat että etäosallistujat voivat osallistua tasavertaisesti. Käytännössä tämä tarkoittaa laadukasta kameraa, mikrofonia, kaiutinta ja näyttöä – sekä saumatonta yhteensopivuutta Teams-, Zoom- tai Meet-alustan kanssa. Toimiva hybridikokoushuone käynnistyy yhdellä napautuksella ilman teknistä säätöä. Praecom suunnittelee ja toteuttaa hybridikokousratkaisut kokonaisuutena – tekniikka, akustiikka ja kalustus yhteen sovitettuna.

Miten valita oikeat kokouslaitteet neuvotteluhuoneeseen?

Oikea kokouslaite riippuu tilan koosta, käyttötarkoituksesta ja kokousalustasta. Pieneen vetäytymistilaan riittää kompakti all-in-one-ratkaisu, kun taas suurempaan neuvotteluhuoneeseen tai auditoriooon tarvitaan erillinen kamera, mikrofoni ja kaiutinjärjestelmä. Kokousalustan valinta – Teams, Zoom, Meet tai Webex – vaikuttaa myös laitevalintaan. Cisco Webex -laitteet sopivat kaikille alustoille, kun taas Yealink ja Neat on optimoitu erityisesti Teams-ympäristöön. Praecom auttaa valitsemaan oikeat laitteet tilan, käyttäjämäärän ja kokousalustan mukaan – ja varmistaa että AV-ratkaisu toimii kokonaisuutena.

Miten kokoushuoneratkaisut toimivat useissa toimipisteissä?

Suurissa organisaatioissa, joilla on useita toimipisteitä ja kymmeniä neuvotteluhuoneita, yhtenäinen kokouskokemus vaatii suunnitelmallista toteutusta. Praecom rakentaa ratkaisut niin, että käyttökokemus on sama toimipisteestä riippumatta – samat laitteet, sama hallintamalli, sama tuki. Ratkaisut skaalautuvat organisaation kasvun mukana ilman että kaikkea tarvitsee uusia kerralla. Toimimme paikallisesti useasta toimipisteestä käsin koko Suomessa ja tunnemme alueen organisaatioiden erityistarpeet.

Mistä aloittaa kun kokoushuoneet kaipaavat päivitystä?

Hyvä lähtökohta on nykytilan kartoitus – selvitetään mitkä tilat toimivat, missä on puutteita ja mitä kehitetään ensin. Praecom voi auttaa kartoituksessa, ratkaisumallien suunnittelussa ja demon läpikäynnissä. Tarvittaessa voidaan tehdä myös laajempi auditointi koko kokous- ja neuvotteluympäristöstä.

Ota yhteyttä ja sovitaan teille sopiva tapa aloittaa.

Voiko kokoushuoneen hankkia kuukausipalveluna?

Kyllä. Praecomin kokoushuoneratkaisut voidaan toteuttaa kuukausipalveluna kertainvestoinnin sijaan. Tämä tarkoittaa ennakoitavia kustannuksia, ajantasaista kokoustekniikkaa ja ylläpidon sisältymistä samaan palvelumalliin. Kuukausipalvelumalli sopii erityisesti organisaatioille, jotka haluavat jakaa investoinnin pidemmälle ajalle ja pitää AV-ratkaisut hallitusti ajan tasalla. Toteutus, ylläpito ja kehittäminen yhdistyvät yhteen sopimukseen.

Kokoushuoneen näyttö

Suosittelemme kokoustiloihin ammattinäyttöjä, jotka eivät väsy. Pitkä elinkaari, laadukas kuva ja fiksu automatiikka tekevät käytöstä huolettoman. Pieneen kokoushuoneeseen sopii yleensä XX"-XX" kokoinen yksittäinen näyttö. Osa pieneen kokoushuoneeseen suunnatuista etäkokouslaitteista tukee kahden näytön ratkaisua. Suosittelemme toista näyttöä kokoushuoneeseesi, mikäli organisaatiossanne pidetään paljon monipaikkaisia kokouksia. Kahden näytön ratkaisuissa etäosallistujat näkyvät toisella näytöllä ja esitysmateriaali toisella näytöllä.

Etäkokouslaite

Oli kokousalustasi mikä tahansa, meiltä saat siihen sopivat etäkokouslaitteet ja palvelut. Kokoukset rullaavat näin etänä tai hybridinä saumattomasti. Pieneen kokoushuoneeseen etäkokouslaitteeksi soveltuu valikoimastamme esimerkiksi Yealink MeetingBar A10, Neat Bar (Gen1 tai Gen2) sekä Webex Room Bar. Kaikkiin laitteisiin kuuluu ohjauspaneeli, jolla voit liittyä kokouksiin, käynnistää esitykset, säätää ääntä ja niin edelleen.

Pöytäkaivot

Pöytäkaivo pitää kaapelit järjestyksessä, tarjoaa laitteillesi latauspisteet sekä tekee esityksen jakamisesta näytölle helppoa. Pöytäkaivo voi sisältää esimerkiksi USB-C -liitännän, HDMI-portin sekä sähköpistokkeen. Pieneen kokoushuoneeseen riittää usein vain yksi pöytäkaivo.

Kokoushuoneen kalusteet

Kokoustilan pääasiallinen käyttötapa määrittää oikeat kalustevalinnat. Me huolehdimme, että kalusteet tukevat sitä parhaalla mahdollisella tavalla. Jos esimerkiksi huoneessa pidetään paljon monipaikkaisia kokouksia, suosittelemme V-mallista pöytää, joka helpottaa kaikkien huoneosallistujien näkyvyyttä videolla.

Tilavarausnäyttö

Tilavarausnäyttö mahdollistaa tilavarausten tekemisen suoraan näytöltä ja varausjärjestelmästä tehtyjen varausten esittämisen näytöllä kokoushuoneen ovenpielessä. Tilavarausnäyttö indikoi valaistuksen perusteella, onko huone vapaana vai ei. Näyttö on yhteensopiva eri varausjärjestelmien kanssa.

Vaihtoehtoiset kiinnitysratkaisut näytölle

Perusasennus tehdään seinälle. Tarjoamme erilaisia vaihtoehtoja seinäasennukselle tarpeesi mukaan: lattiajalusta, lattiajalusta pyörillä, lattiajalusta moottorinostolla ja pyörillä sekä kattoasennus.